見積書は、1件ずつ見ればそれほど時間のかかる書類ではありません。15分もあれば作れます。ただ、問い合わせがあるたびに、毎回やってくる作業です。

さいたま市内の中小企業で、この見積書づくりをアプリにした例があります。1件15分ほどかかっていた作業が、5分ほどになりました。

この記事では、見積書づくりの時間がどこで取られやすいか、アプリにした見積書の中身、それからExcelのままで十分な場合とアプリにしたほうがいい場合の分かれ目を書きます。

見積書作成の時間は、どこで取られているか

見積書の作業をほどいてみると、時間がかかっているのは書くことそのものより、その前後です。

どれも1回ずつなら数分です。ただ、1件ごとに全部が並ぶので、合わせると思ったより時間がかかる。見積の件数が多い会社ほど、この積み重ねが担当者さんの手を止めます。

前の見積書を写して作るやり方には、もう1つ弱いところがあります。写し間違いが起きやすいことです。単価が変わったのに、古い見積書から写した単価のまま出してしまう。これは、作る人が気をつけていても起きます。

実例：見積書づくりが1件15分から5分に

さいたま市内の中小企業での話です。見積書1件を作るのに、15分ほどかかっていました。

そこで、見積書を作るためのアプリを作りました。できることは次のとおりです。

1件15分ほどだった見積書づくりは、5分ほどになりました。このアプリは今も本番で使われています。

出てくるのはExcelの見積書なので、お客様の側で新しく用意するものはありません。変わったのは、作る側の手順です。

アプリにすると、楽になるのは担当者さんだけではありません。

アプリは、話しかけながらアプリを作れるAIの道具「Claude Code」を使って作りました。AIを使ったのは作る段階で、使う人がChatGPTやGeminiのような生成AIを操作する場面はありません。業務効率化のためにAIを入れる、というと画面の中にAIがいる姿を思い浮かべがちですが、こういう使い方もあります。

見積書はExcelのままでいいか、アプリにするか

見積書は全部アプリにすればいい、という話ではありません。Excelのほうが向いている会社もあります。

Excelのままで十分なのは、こんな会社です。

アプリにしたほうがいいのは、こんな会社です。

分かれ目は、同じものを何度も探して写しているかどうかです。そこに時間を取られているなら、アプリにする価値があります。

アプリにしても、Excelをやめる必要はありません。今回のアプリも、部品を探して明細を作るところはアプリで行い、出てくるのはExcelの見積書です。

最初に手をつけるのは「探す」と「写す」

いきなりアプリを作らなくても、始められることがあります。

まず、よく使う部品や品目と単価を、1つの一覧にまとめることです。見積書ごとにばらばらに入っている単価を、1か所に寄せる。これだけでも、探す時間と写し間違いは減ります。

この一覧は、アプリにするときもそのまま使えます。部品を検索して明細に入れる仕組みは、この一覧があって初めて動くものです。

次に、見積書1件を作るときの手順を書き出してみてください。どのファイルを開いて、どこから何を写しているか。それぞれに何分かかっているかも、ざっと書き添えます。

探すことと写すことが大半なら、一覧づくりやアプリがよく効きます。反対に、値段の付け方や構成を考える時間が大半なら、アプリにしても短くなる幅は大きくありません。そこは人が考えるところだからです。書き出してみると、Excelを整えるだけで足りるのか、アプリにしたほうがいいのかが分かります。

見積書から始めると、会社のどこが楽になるか

見積書づくりは、AI導入の最初の1つにも向いています。毎回ある・手順が決まっている・担当者さんが手間を感じている、の3つがそろっているからです（最初の1つの選び方はAI導入は何から？に書きました）。

見積書が早く出せれば、担当者さんは次の仕事に移れるし、お客様には早く返事ができます。見積書を作れる人が限られている会社なら、その悩みにも効きます（「見積はあの人しか作れない」が会社の急所になる前に）。

社員さんが自分でアプリを直せるようになれば、単価が変わったときも、ひな形を増やしたいときも、社内で片づきます。外に頼まずに済む、いわゆる内製化です。

1件で見れば10分の差です。ただ、見積書は問い合わせのたびに作るものなので、その10分は毎回返ってきます。